Eventfotografie

Warum sollten Eventaufnahmen im Voraus geplant werden?

Eventaufnahmen halten einen Tag fest, der sich nicht wiederholt. Der Moment, in dem ein Redner auf die Bühne tritt, die Sekunde, in der das Tuch von einem Produkt fällt, oder die geschäftigste Stunde am Messestand: Sie erleben das alles kein zweites Mal. Eine gute Eventdokumentation beginnt deshalb nicht am Drehtag, sondern in dem Moment, in dem das Programm feststeht.

Bei einer ungeplanten Aufnahme läuft das Team den Ereignissen hinterher; bei einer geplanten sind die wichtigen Momente vorher bekannt, und die Kamera steht schon am richtigen Ort. Wer Programmablauf, kritische Vorträge, Bühnenaufbau und die Personen, die unbedingt aufgenommen werden müssen, im Voraus bespricht, sorgt dafür, dass sich Eventvideo und Eventfotografie ergänzen.

Wo werden Eventbilder eingesetzt?

Die Bilder eines Events sollten sich nicht auf ein paar Beiträge beschränken, die am selben Tag geteilt werden. Wo die Bilder eingesetzt werden, besprechen wir bereits in der Planung; daraus ergibt sich, welche Momente in welchem Format aufgenommen werden:

• Social-Media-Beiträge während des Events und unmittelbar danach.
• Fotos für Pressemitteilungen und Nachrichtenseiten.
• Event-Zusammenfassungen für Sponsoren, Geschäftspartner und Geschäftsleitung.
• Eine Eventseite und Galerie auf der Website.
• Die Bewerbung des Events im Folgejahr und Einladungen an Teilnehmende.
• Interne Kommunikation, Schulungsarchiv und Unternehmenspräsentationen.

Wenn Sie diese Liste von Anfang an besprechen, werden bei den Eventaufnahmen der Bedarf an Querformatfilm, Hochformat-Ausschnitten und Pressefotos ausgewogen abgedeckt. Ein Bedarf, den man erst später bemerkt, lässt sich mit dem vorhandenen Material oft nicht mehr vollständig erfüllen.

Messe, Konferenz und Launch: Wie unterscheiden sich Eventaufnahmen je nach Art?

Jede Veranstaltung hat einen anderen Rhythmus, ein anderes Licht und andere wichtige Momente. Bei Eventaufnahmen richten wir Teamgröße, Kamerapositionen und Aufnahmeliste nach diesen Unterschieden aus.

Messeaufnahmen: Stand, Besucher und Produkt

Messeaufnahmen entstehen in einer Umgebung, die den ganzen Tag über läuft und sich ständig verändert. Der leere, aufgeräumte Zustand des Standes wird meist früh am Morgen aufgenommen, bevor die Besucher kommen; Andrang, Produktdemos und Gespräche werden im Laufe des Tages festgehalten. Bilder, die die Gesamtansicht des Standes, Produktdetails und die Begegnungen zwischen Menschen zeigen, erzählen gemeinsam die Geschichte der Messebeteiligung.

Auf dem Messegelände besteht das Licht oft aus der allgemeinen Hallenbeleuchtung und den Spots des Standes, und dieses Mischlicht kann zu Farbabweichungen führen. Auch volle Gänge, wenig Bewegungsraum und der Lärm der Nachbarstände müssen eingeplant werden. Deshalb erleichtert es die Tonaufnahme, bei Messeaufnahmen kurze Interviews in ruhigere Zeiten zu legen.

Wie werden Messeaufnahmen nach der Messe genutzt?

Eine Messe dauert einige Tage, doch die dort entstandenen Bilder können monatelang arbeiten. Die bei den Messeaufnahmen entstandenen Bilder von Stand, Produkt und Gesprächen lassen sich in Dankes-E-Mails an Besucher, auf der Neuigkeitenseite der Website und in Händlerpräsentationen verwenden. Wenn über die Teilnahme an der nächsten Messe entschieden wird, sind diese Bilder zudem ein konkreter Beleg dafür, wie viel Interesse der Stand gefunden hat.

Deshalb sollte man auf der Messe nicht nur den Andrang festhalten, sondern auch, wie sich das Unternehmen präsentiert. Bilder, die Produktdemos, die Gespräche des Teams mit Besuchern und die Markenumsetzung am Stand zeigen, erzählen dieselbe Geschichte auch Kunden, die nicht zur Messe kommen konnten.

Konferenz, Panel und Seminar

Bei Konferenzen und Panels sind die Vorträge selbst das wertvollste Material des Eventvideos. Ein klares Bild des Redners, verständlicher Ton und die Lesbarkeit der Präsentationsfläche müssen gemeinsam geplant werden. Lässt sich direkt von der Tonanlage des Saals aufnehmen, steigt die Qualität der Vorträge deutlich; wenn nicht, muss ein separates Mikrofon am Pult oder am Redner platziert werden.

Der Unterschied zwischen Bühnenlicht und dem dunklen Teil des Saals gehört zu den bekannten Schwierigkeiten bei Konferenzaufnahmen. Das richtig belichtete Gesicht des Redners sollte durch Bilder ausgeglichen werden, die die Reaktionen des Publikums und die Auslastung des Saals zeigen. Lange Vorträge werden für das Archiv vollständig aufgezeichnet, während sich die stärksten Sätze für Social Media als kurze Ausschnitte herauslösen lassen.

Launch und Eröffnung

Bei Eventaufnahmen für Launches und Eröffnungen gibt es oft einen einzigen Höhepunkt: das Enthüllen des Tuchs, das Durchschneiden des Bandes oder den ersten Auftritt des Produkts auf der Bühne. Diesen Moment gleichzeitig aus verschiedenen Winkeln aufzunehmen, ist der klarste Vorteil einer Mehrkamera-Produktion. Auch die Ankunft der Gäste, erste Reaktionen, Presseinterviews und der Aufbau der Location sind Teile der Launch-Geschichte.

Galas, Preisverleihungen und Firmenfeiern

Eventaufnahmen am Abend bedeuten wenig Licht, eine bewegte Bühne und ein dichtes Programm. Die Bühnenmomente der Preisträger, die Reden im Protokoll und die Gespräche zwischen den Tischen brauchen jeweils ein eigenes Timing. Wer die Gästeliste und den Bühnenablauf im Voraus kennt, verpasst nicht, wer wann auf der Bühne steht.

Open-Air-Events und Festivals

Im Freien ändert sich das Licht im Tagesverlauf, Wind erschwert die Tonaufnahme, und das Wetter kann das Programm beeinflussen. Bei solchen Eventaufnahmen muss man die Zeit des Sonnenuntergangs, die Ausrichtung der Bühne zur Sonne und den Ort kennen, an dem die Ausrüstung bei Regen geschützt wird. Bei Veranstaltungen auf großem Gelände gehört auch dazu, wie sich das Team zwischen den Bereichen bewegt.

Workshops, Schulungen und interne Events

Schulungen für Mitarbeitende, Händlertreffen oder Workshops sind kleiner, haben aber einen hohen inhaltlichen Wert. Bei solchen Eventaufnahmen geht es meist darum, ein Archiv aufzubauen und zugleich natürliche Bilder einzufangen, die die Unternehmenskultur zeigen. Besonders wichtig ist hier ein Aufnahmeaufbau, bei dem sich die Teilnehmenden wohlfühlen und nicht abgelenkt werden.

Mehrkamera-Aufnahmen und Highlight-Video am selben Tag

Wird ein Eventvideo mit nur einer Kamera aufgenommen, wird jeder Moment nur aus einem Blickwinkel festgehalten. Beim Filmen des Redners entgeht einem die Reaktion des Publikums, beim Filmen der Bühne die Gesamtansicht des Saals. Ein Mehrkamera-Aufbau löst dieses Problem und sorgt durch Wechsel zwischen den Perspektiven im Schnitt für eine lebendigere Erzählung.

Wo werden die Kameras platziert?

Anzahl und Position der Kameras legen wir gemeinsam nach Art des Events und Aufbau des Saals fest. Ein häufig genutzter Aufbau sieht so aus:

• Feste Weitwinkelkamera: Zeigt die gesamte Bühne und die Größe des Saals und liefert zugleich eine durchgehende Backup-Aufnahme.
• Nahaufnahme: Hält den Gesichtsausdruck des Redners und wichtige Momente auf der Bühne fest.
• Bewegliche Kamera: Filmt Reaktionen des Publikums, das Foyer, Details und kurze Interviews.

Dieser Aufbau kann je nach Größe des Events schlanker oder umfangreicher ausfallen. Bei Open-Air-Veranstaltungen und großen Aufbauten geben Luftaufnahmen der Geschichte zusätzlich Dimension; dafür lassen sich Drohnenaufnahmen in den Eventplan aufnehmen.

Ton: so wichtig wie das Bild

Beim Eventvideo verzeihen Zuschauer am wenigsten unverständlichen Ton. Rednermikrofone, die Tonanlage des Saals und der Umgebungston müssen getrennt geplant werden. Ein Ansteckmikrofon bei Interviews, ein Richtmikrofon in belebten Bereichen und eine separate Aufnahme von Saaltönen wie Applaus und Musik führen im Schnitt zu einem natürlicheren Ergebnis.

Präsentationsbildschirme und LED-Wände

Ein Präsentationsbildschirm oder eine LED-Wand auf der Bühne wirkt in der Kamera oft heller, als sie ist, und lässt sich im selben Bild mit dem Gesicht des Redners schwer richtig belichten. Manche LED-Bildschirme können in der Kamera auch Flimmern oder Streifen erzeugen. Deshalb sorgt es beim Eventvideo dafür, dass Folien im Schnitt klar zu sehen sind, wenn wir die Präsentationsdateien separat anfordern.

Was ist ein Highlight-Video am selben Tag?

Ein Highlight-Video ist ein Zusammenschnitt, der die stärksten Momente des Events auf wenige Minuten oder noch weniger Zeit verdichtet. Ein am selben Tag erstelltes Highlight lässt sich teilen, solange das Event noch Gesprächsthema ist; Teilnehmende sehen sich selbst und können den Inhalt auf ihren eigenen Konten weiterverbreiten. Diese Geschwindigkeit wird durch ein vorbereitetes Schnittgerüst und eine klare Aufnahmeliste möglich.

Das Highlight-Video vom selben Tag und der ausführliche Film, der nach dem Event entsteht, sind keine Alternativen zueinander. Das eine dient Tempo und Aktualität, der andere dazu, das gesamte Event und die Vorträge dauerhaft zu erzählen. Wie stark wir welches Format gewichten, legen wir gemeinsam nach dem Ziel des Events fest.

Auch Hochformat-Ausschnitte, die während des Events geteilt werden sollen, brauchen eine eigene Planung. Werden Teilnehmerstimmen, kurze Bühnenmomente und Making-of-Bilder von Anfang an im Hochformat aufgenommen, lassen sie sich direkt als Social-Media-Videos verwenden.

Welche Schnittversionen lassen sich nach dem Event erstellen?

Aus denselben Aufnahmen lassen sich mehrere Schnittversionen für unterschiedliche Zwecke erstellen. Wer diese Versionen schon bei der Planung der Eventaufnahmen bespricht, legt fest, welche Momente unbedingt aufgenommen werden müssen:

• Ein kurzer Zusammenschnitt, der die Atmosphäre des Events erzählt.
• Vollständige Aufzeichnungen der Vorträge und Panels.
• Ausschnitte für Sponsoren oder Geschäftspartner, die deren Sichtbarkeit hervorheben.
• Kurze Hochformat-Videos für Social Media und Zitat-Clips aus den Vorträgen.
• Ausgewählte Fotos für Presse und Website.

Foto- und Videopaket: zwei Teams, ein Plan

Foto und Video erfüllen beim selben Event unterschiedliche Bedürfnisse. Das Foto ist ein Material, das für Presse, Website, Präsentation und Social Media schnell einsetzbar ist und in einem einzigen Bild erzählt; das Video transportiert Atmosphäre, Ton und Bewegung. Wer beides bei den Eventaufnahmen in einem gemeinsamen Plan behandelt, sorgt dafür, dass beide Teams arbeiten, ohne sich gegenseitig ins Bild zu laufen.

Wenn Fotograf und Videoteam getrennt arbeiten, versuchen sie oft, denselben Moment vom selben Ort aus aufzunehmen, und geraten sich ins Bild. Eine gemeinsame Aufnahmeliste legt im Voraus fest, wer wann wo steht. Ein gemeinsamer Ansatz bei Farbe und Licht zeigt außerdem deutlich, dass Foto und Video zum selben Event gehören.

Interviews und Teilnehmerstimmen

Kurze Statements von Rednern, Führungskräften oder Teilnehmenden geben dem Eventfilm eine lebendige Stimme. Fragen im Voraus vorzubereiten, die zu befragenden Personen festzulegen und für die Interviews eine ruhige Ecke einzuplanen, erleichtert es, in kurzer Zeit verwendbare Antworten zu bekommen. Teilnehmerstimmen sind außerdem ein starkes Material für die Bewerbung des nächsten Events.

Wenn Sie den Befragten das Thema vorab erklären, sprechen sie vor der Kamera entspannter und klarer. Kurze, für sich verständliche Antworten ermöglichen es, dasselbe Gespräch sowohl im Zusammenschnitt als auch in Social-Media-Ausschnitten zu nutzen.

Welche Bilder sollten Eventfotos enthalten?

• Aufbau der Location, Dekor und Markenumsetzung; vor Ankunft der Gäste.
• Registrierungsbereich, Empfang und Ankunft der Gäste.
• Redner, Bühne und Gesamtansicht des Saals.
• Bilder von Ehrengästen, Sponsoren und wichtigen Gästen.
• Gespräche, Reaktionen und natürliche Momente der Teilnehmenden.
• Produkt, Catering, Details und Markenakzente.
• Gruppenfotos und Momente zum Abschluss.

Fotoliste für Presse und Sponsoren

Bei Fotos für die Presse müssen Redner, Ehrengäste und Bühnenbilder mit dem Namen des Events klar zu erkennen sein. Sponsoren erwarten dagegen Bilder, auf denen ihr Logo und ihr Stand zu sehen sind. Wenn Sie diese Anforderungen von Anfang an als Liste weitergeben, nimmt der Fotograf die entsprechenden Momente und Personen vorrangig auf.

Personenbezogene Daten und Einwilligungen bei Eventaufnahmen

In den bei Eventaufnahmen festgehaltenen Bildern sind viele identifizierbare Personen zu sehen. Diese Bilder können personenbezogene Daten sein und im Rahmen des türkischen Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK) zu beurteilen sein. Deshalb muss man den Teilnehmenden vorab mitteilen, zu welchem Zweck die Bilder aufgenommen und wo sie verwendet werden.

Auf der Website der Behörde für den Schutz personenbezogener Daten gibt es Leitfäden zu Informationspflicht und ausdrücklicher Einwilligung. Wir empfehlen, die konkrete Umsetzung für Ihr Event mit Ihrer Rechtsberatung zu klären. In der Praxis werden häufig diese Methoden genutzt:

• Ein ausdrücklicher Hinweis im Anmeldeformular und in der Einladung, dass fotografiert und gefilmt wird.
• Gut sichtbare Informationshinweise am Eingang und in den Sälen.
• Ein deutliches Zeichen für Teilnehmende, die nicht abgebildet werden möchten, zum Beispiel ein Namensschild in anderer Farbe.
• Eine gesonderte Einwilligung von hervorgehobenen Personen, deren Bilder für andere Zwecke wie Werbung verwendet werden.

Bei Events mit Kindern und bei Treffen, in denen sensible Themen wie Gesundheit besprochen werden, ist noch mehr Sorgfalt nötig. In diesen Fällen legen wir vor der Aufnahme gemeinsam fest, welche Bereiche gefilmt werden dürfen und wer nicht ins Bild kommt.

Regeln der Location und der Veranstalter

Vor Messeaufnahmen oder einer Kongressaufzeichnung muss man die Regeln der Location kennen: Manche Messe- und Kongresszentren, Hotelsäle oder öffentlich zugängliche Orte verlangen für Aufnahmeequipment und den Zutritt des Teams eine gesonderte Anmeldung oder Genehmigung. Diese Informationen vorab beim Veranstalter einzuholen, verhindert Verzögerungen am Eingang am Drehtag. Auch Aufbauzeiten, Stromzugang und die Platzierung der Ausrüstung sollten in diesem Gespräch geklärt werden.

Checkliste zur Vorbereitung, Umfang und häufige Fehler

Ein gutes Eventvideo beginnt mit gutem Informationsaustausch. Vor der Aufnahme bitten wir Sie in der Regel um Folgendes:

• Den minutengenauen Programmablauf und mögliche Änderungen.
• Die Liste der Redner, Ehrengäste und wichtigen Gäste; wenn möglich, mit Fotos.
• Saalplan, Bühnenaufbau und Standplatzierung.
• Eine Ansprechperson vor Ort, die Entscheidungen treffen kann.
• Sponsorenlogos und Markenelemente, die unbedingt im Bild vorkommen müssen.
• Die Kanäle, in denen die Bilder verwendet werden, und Eventfilme, die Ihnen gefallen.

Wie läuft der Eventtag ab?

Auch wenn jede Veranstaltung anders ist, laufen Eventaufnahmen meist nach diesem Schema ab:

1. Aufbau und leere Location: Vor der Ankunft der Gäste werden Dekor, Bühne und Markenumsetzung aufgenommen.
2. Kurzes Briefing: Mit der Ansprechperson vor Ort werden Programmänderungen und vorrangige Momente ein letztes Mal durchgegangen.
3. Empfang: Registrierungsbereich, Ankunft der Gäste und erste Begegnungen werden festgehalten.
4. Hauptprogramm: Vorträge, Präsentationen und Bühnenmomente werden mit dem geplanten Kameraaufbau aufgenommen.
5. Pausen: Catering, Gespräche, Interviews und Detailbilder entstehen in diesen Zeitfenstern.
6. Abschluss: Gruppenfotos, Dankesmomente und der Endzustand der Location werden aufgenommen.

Was den Umfang bestimmt

• Dauer des Events: eine einzelne Session, ein ganzer Tag oder mehrere Tage.
• Anzahl der gleichzeitigen Säle, Bühnen oder Stände.
• Anzahl der Kameras und Fotografen.
• Bedarf an Highlight-Video am selben Tag, Hochformat-Ausschnitten und vollständiger Aufzeichnung.
• Einsatz von Interviews, Sprecher, Untertiteln und Grafiken.
• Ob das Event in einer anderen Stadt oder im Ausland stattfindet.

Häufige Fehler bei Eventaufnahmen

• Das Programm nicht weitergeben: Bis das Team den wichtigen Moment erfährt, kann er längst vorbei sein.
• Den Ton vernachlässigen: Eine Aufnahme, in der die Vorträge nicht zu verstehen sind, ist auch mit dem besten Bild nutzlos.
• Von einer Kamera alles erwarten: Bühne, Publikum und Details lassen sich nicht gleichzeitig aufnehmen.
• Den Aufbau nicht aufnehmen: Bilder der leeren, aufgeräumten Location lassen sich später nicht mehr nachholen.
• Die Information vergessen: Teilnehmende nicht über die Aufnahmen zu informieren, kann später Probleme verursachen.
• Keinen Verwendungsplan machen: Wird der Bedarf an Hochformat-Inhalten oder Pressefotos erst später erkannt, fehlt das Material.

Häufig gestellte Fragen

Wie früh sollten wir uns für Eventaufnahmen melden?

Am besten sprechen wir miteinander, sobald Datum und Location des Events feststehen. So können wir Aufnahmeplan, Kameraaufbau und Teambedarf entspannt nach dem Programmablauf vorbereiten.

Wie viele Kameras braucht ein Eventvideo?

Das hängt von der Art des Events, der Größe des Saals und der Zahl der gleichzeitigen Bühnen ab. Bei Veranstaltungen mit Vorträgen erleichtern mindestens eine feste und eine bewegliche Kamera es, Vorträge und Atmosphäre zusammen aufzunehmen.

Muss jeder Messetag aufgenommen werden?

Es ist nicht nötig, jeden Messetag aufzunehmen. Der fertig aufgebaute Stand, der Eröffnungstag und ein Tag mit viel Besucherandrang liefern oft genug Material.

Warum ist ein Highlight-Video am selben Tag wichtig?

Eine kurze Zusammenfassung, die geteilt wird, solange das Event Gesprächsthema ist, erreicht Teilnehmende und Follower dann, wenn das Interesse am größten ist. Wenn Teilnehmende sich selbst sehen und den Inhalt teilen, steigt auch die Sichtbarkeit.

Braucht es eine Einwilligung für die Bilder der Teilnehmenden?

Bilder identifizierbarer Personen können als personenbezogene Daten gelten. Teilnehmende müssen bei der Anmeldung und im Eventbereich informiert werden, und wo nötig muss eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt werden; wir empfehlen, die Umsetzung mit Ihrer Rechtsberatung zu klären.

Ist es ein Problem, mit getrennten Teams für Foto und Video zu arbeiten?

Es muss kein Problem sein, aber beide Teams sollten mit einer gemeinsamen Aufnahmeliste arbeiten. Andernfalls können Teams, die denselben Moment vom selben Ort aus aufnehmen wollen, sich gegenseitig ins Bild geraten.

Planen wir Ihr Event gemeinsam

Teilen Sie uns Datum und Programm Ihres Events mit und sagen Sie uns, wo Sie die Bilder einsetzen möchten. Lassen Sie uns gemeinsam klären, welcher Kameraaufbau und welche Balance aus Foto und Video für Ihre Eventaufnahmen passt. Eventaufnahmen können wir auch in einem Plan mit den weiteren Leistungen der Foto- und Videoproduktion behandeln. Schreiben Sie uns dazu über unsere Kontaktseite.