Съемка мероприятий

Почему съемку мероприятий нужно планировать заранее?

Съемка мероприятий — это запись дня, который не повторится. Момент, когда спикер выходит на сцену, секунда, когда открывают покрывало с нового продукта, или самый оживленный час на стенде выставки второй раз не случатся. Поэтому хорошая запись мероприятия начинается не в день съемки, а в тот момент, когда определена программа.

При съемке без плана команда бегает за событиями; при съемке по плану важные моменты известны заранее, и камера уже стоит в нужном месте. Если заранее обсудить ход программы, ключевые выступления, устройство сцены и тех, кого обязательно нужно снять, видеосъемка и фотосъемка мероприятия дополняют друг друга.

Где используются материалы с мероприятия?

Материалы мероприятия не должны ограничиваться несколькими публикациями в день события. Если обсудить на этапе планирования, где они будут использоваться, станет ясно, какие моменты и в каком формате снимать:

• Публикации в соцсетях во время мероприятия и сразу после него.
• Фотографии для пресс-релиза и новостных сайтов.
• Итоги мероприятия для спонсоров, партнеров и руководства.
• Страница мероприятия и галерея на сайте.
• Продвижение мероприятия следующего года и приглашения участникам.
• Внутренние коммуникации, учебный архив и корпоративные презентации.

Если обсудить этот список с самого начала, то при съемке мероприятий горизонтальный фильм, вертикальные фрагменты и пресс-фотографии будут сбалансированы. Потребность, которую заметили позже, часто нельзя полностью закрыть уже снятым материалом.

Выставка, конференция, презентация: чем различается съемка мероприятий?

У каждого мероприятия свой ритм, свой свет и свои важные моменты. Число людей в команде, расположение камер и список кадров мы выстраиваем с учетом этих различий.

Съемка выставки: стенд, посетители и продукт

Выставка снимается в среде, которая весь день меняется. Пустой и аккуратный стенд обычно снимают рано утром, до прихода посетителей, а оживление, демонстрации продукта и встречи записывают в течение дня. Общий вид стенда, детали продукта и кадры, показывающие общение людей, вместе рассказывают историю участия в выставке.

На территории выставки свет чаще всего складывается из общего освещения зала и собственных софитов стенда, и такой смешанный свет может давать сдвиги в цветах. Нужно учитывать и людные проходы, ограниченное пространство для движения и шум соседних стендов. Поэтому при съемке выставки короткие интервью проще записывать в более тихие часы: так легче со звуком.

Как использовать материалы выставки после ее окончания?

Выставка длится несколько дней, но снятые на ней материалы могут работать месяцами. Кадры стенда, продуктов и встреч, снятые на выставке, можно использовать в благодарственных письмах посетителям, на новостной странице сайта и в презентациях для дилеров. Когда принимается решение об участии в следующей выставке, эти материалы тоже становятся наглядным напоминанием о том, какой интерес вызвал стенд.

Поэтому на выставке нужно записывать не только толпу, но и то, как компания себя подает. Кадры с демонстрациями продуктов, разговорами команды с посетителями и фирменным оформлением стенда расскажут ту же историю и клиентам, которые не смогли приехать.

Конференция, панель и семинар

На конференциях и панелях главный материал для видеосъемки мероприятия — сами выступления. Четкое изображение спикера, разборчивый звук и читаемость экрана с презентацией нужно планировать вместе. Если можно записывать звук прямо с акустической системы зала, качество выступлений заметно растет; если нельзя, на кафедру или на спикера нужно поставить отдельный микрофон.

Разница между освещением сцены и темной частью зала — одна из известных сложностей записи конференций. Правильную экспозицию лица спикера нужно уравновешивать кадрами, которые показывают реакцию зрителей и заполненность зала. Длинные выступления записываются целиком для архива, а для соцсетей самые сильные фразы можно выделить в короткие фрагменты.

Презентация и открытие

В съемке мероприятий, посвященных презентациям и открытиям, чаще всего есть один кульминационный момент: открытие покрывала, разрезание ленты или первый выход продукта на сцену. Записать этот момент одновременно с разных ракурсов — самая очевидная польза многокамерной съемки. Прибытие гостей, первые реакции, интервью для прессы и подготовка площадки — тоже части истории презентации.

Гала-вечера, церемонии награждения и корпоративные праздники

Съемка мероприятий вечером означает слабый свет, подвижную сцену и плотную программу. Моменты получения награды на сцене, протокольные выступления и разговоры за столами требуют разного расчета времени. Если заранее знать список гостей и ход сцены, можно не пропустить, кто и в какой момент будет на сцене.

Мероприятия на открытом воздухе и фестивали

На открытом воздухе свет меняется в течение дня, ветер мешает записи звука, а погода может повлиять на программу. При такой съемке мероприятий нужно заранее знать время заката, ориентацию сцены относительно солнца и то, где в случае дождя укрыть оборудование. На мероприятиях, раскинувшихся на большой территории, часть плана — как команда будет перемещаться между зонами.

Мастер-классы, обучение и внутренние мероприятия

Обучение сотрудников, встречи с дилерами или мастер-классы меньше по масштабу, но ценны по содержанию. В такой съемке мероприятий цель обычно в том, чтобы и создать архив, и поймать естественные кадры, показывающие корпоративную культуру. Здесь особенно важна организация съемки, при которой участники чувствуют себя свободно и ничто не отвлекает.

Многокамерная съемка и хайлайт-ролик в день события

Если видеосъемка мероприятия ведется одной камерой, каждый момент записывается только с одного ракурса. Пока вы снимаете спикера, упускаете реакцию зала; пока снимаете сцену, упускаете общий вид зала. Многокамерная схема решает эту проблему и позволяет при монтаже переключаться между ракурсами, делая рассказ живее.

Где размещаются камеры?

Число камер и их расположение мы определяем вместе с вами в зависимости от типа мероприятия и устройства зала. Часто используется такая схема:

• Статичный широкий план: показывает всю сцену и масштаб зала, а заодно дает непрерывную резервную запись.
• Крупный план: записывает выражение лица спикера и важные моменты на сцене.
• Подвижная камера: снимает реакцию зрителей, фойе, детали и короткие интервью.

В зависимости от масштаба мероприятия эта схема может упрощаться или расширяться. На мероприятиях под открытым небом и при больших установках съемка с воздуха добавляет истории масштаб; для этого в план мероприятия можно включить съемку с дрона.

Звук: так же важен, как изображение

В видеосъемке мероприятия зритель меньше всего прощает неразборчивый звук. Микрофоны спикеров, акустическую систему зала и фоновый звук нужно планировать отдельно. Петличный микрофон для интервью, направленный микрофон в людных местах и отдельная запись звуков зала вроде аплодисментов и музыки дают при монтаже более естественный результат.

Экраны презентаций и LED-экраны

Экран презентации или LED-стена на сцене в камере чаще всего выглядят ярче, чем есть, и правильно выставить экспозицию так, чтобы в одном кадре были и они, и лицо спикера, сложно. Некоторые LED-экраны могут давать в камере мерцание или полосы. Поэтому при видеосъемке мероприятия мы отдельно просим файлы презентаций: так слайды можно четко показать при монтаже.

Что такое хайлайт-ролик в день события?

Хайлайт-ролик — это короткий фильм, в который за несколько минут, а то и быстрее, укладываются самые сильные моменты мероприятия. Хайлайт, подготовленный в тот же день, можно опубликовать, пока мероприятие еще в повестке: участники видят себя и могут поделиться материалом на своих страницах. Такая скорость возможна благодаря заранее подготовленному каркасу монтажа и четкому списку кадров.

Хайлайт-ролик в день события и подробный фильм, подготовленный после мероприятия, не заменяют друг друга. Первый нужен для скорости и повестки, второй — чтобы надолго рассказать о мероприятии в целом и о выступлениях. Сколько внимания уделить каждому, мы определяем вместе в зависимости от цели мероприятия.

Вертикальные фрагменты, которые публикуются во время мероприятия, тоже требуют отдельного плана. Если отзывы участников, короткие моменты со сцены и закулисные кадры с самого начала снимать в вертикальном формате, их можно сразу использовать как видео для социальных сетей.

Какие версии монтажа можно подготовить после мероприятия?

Из одного и того же материала можно собрать несколько версий для разных целей. Если обсудить эти версии при планировании съемки мероприятий, станет ясно, какие моменты обязательно нужно записать:

• Короткий обзорный фильм об атмосфере мероприятия.
• Полные записи выступлений и панелей.
• Фрагменты для спонсоров или партнеров, где подчеркнута их заметность.
• Вертикальные короткие видео для соцсетей и клипы с цитатами из выступлений.
• Отобранные фотографии для прессы и сайта.

Пакет «фото + видео»: две команды, один план

Фото и видео на одном мероприятии отвечают разным потребностям. Фотография — материал, который быстро используется для прессы, сайта, презентаций и соцсетей и рассказывает историю одним кадром; видео передает атмосферу, звук и движение. Если при съемке мероприятий вести обе работы в одном плане, две команды не будут заходить друг другу в кадр.

Фотограф и видеооператоры, работающие по отдельности, часто пытаются снять один и тот же момент из одного и того же места и попадают друг другу в изображение. Общий список кадров заранее определяет, кто и в какой момент где стоит. Единый подход к цвету и свету тоже ясно показывает, что фото и видео относятся к одному мероприятию.

Интервью и отзывы участников

Короткие беседы со спикерами, руководителями или участниками дают фильму о мероприятии живого рассказчика. Если заранее подготовить вопросы, определить, с кем говорить, и выделить для интервью тихий уголок, подходящие для использования ответы быстро получаются. Отзывы участников — сильный материал и для продвижения следующего мероприятия.

Если заранее объяснить тем, у кого берется интервью, тему, им будет легче говорить перед камерой спокойно и четко. Когда ответы короткие и понятны сами по себе, одно и то же интервью можно использовать и в обзорном фильме, и во фрагментах для соцсетей.

Какие кадры должны быть в фотографиях с мероприятия?

• Подготовка площадки, декор и фирменное оформление: до прихода гостей.
• Зона регистрации, встреча и прибытие гостей.
• Спикеры, сцена и общий вид зала.
• Кадры с официальными лицами, спонсорами и важными гостями.
• Разговоры участников, их реакции и естественные моменты.
• Продукт, угощения, детали и фирменные штрихи.
• Групповые фотографии и финальные моменты.

Список фотографий для прессы и спонсоров

На фотографиях для прессы должны быть четко видны спикеры, официальные лица и кадры сцены с названием мероприятия. Спонсоры ждут кадров, где видны их логотипы и стенды. Если вы заранее передадите эти потребности списком, фотограф в первую очередь снимет нужные моменты и людей.

Персональные данные и разрешения при съемке мероприятий

В кадрах, записанных при съемке мероприятий, оказываются многие люди, которых можно узнать. Такие изображения могут быть персональными данными и рассматриваться в рамках Закона Турции № 6698 о защите персональных данных (KVKK). Поэтому участников нужно заранее предупредить, с какой целью будет вестись запись и где она будет использоваться.

На сайте Управления по защите персональных данных Турции (KVKK) есть руководства об обязанности информировать и о явном согласии. Мы советуем уточнить порядок для вашего мероприятия у юриста. На практике часто применяются такие приемы:

• Четкое уведомление о фото- и видеосъемке в регистрационной форме и в приглашении.
• Заметные информационные таблички в зоне входа и в залах.
• Заметный знак для участников, которые не хотят попадать в кадр, например бейдж другого цвета.
• Отдельное разрешение у заметных людей, чьи изображения будут использоваться в других целях, например в рекламе.

На мероприятиях, где присутствуют дети, и на встречах, где обсуждаются деликатные темы, например здоровье, нужно быть еще внимательнее. В таких случаях мы до съемки вместе определяем, какие зоны можно снимать и кого в кадр не брать.

Правила площадки и организатора

Перед съемкой выставки или записью конгресса нужно узнать правила площадки: некоторые выставочные и конгресс-центры, залы отелей или общественные места могут требовать отдельной регистрации или разрешения на съемочное оборудование и вход команды. Если получить эту информацию у организатора заранее, можно избежать задержек у входа в день съемки. В ходе этого разговора нужно выяснить и время монтажа, доступ к электричеству и размещение оборудования.

Список подготовки, объем работ и частые ошибки

Хорошая видеосъемка мероприятия начинается с хорошего обмена информацией. Перед съемкой мы обычно просим у вас следующее:

• Программу по минутам и возможные изменения.
• Список спикеров, официальных лиц и важных гостей, по возможности с фотографиями.
• План зала, устройство сцены и расположение стендов.
• Контактное лицо, которое может принимать решения на месте.
• Логотипы спонсоров и элементы бренда, которые обязательно должны быть в кадре.
• Каналы, где будут использоваться материалы, и примеры понравившихся вам фильмов о мероприятиях.

Как проходит день мероприятия?

Хотя каждое мероприятие отличается, съемка мероприятий обычно идет в такой последовательности:

1. Подготовка и пустая площадка: до прихода гостей снимаются декор, сцена и фирменное оформление.
2. Короткий инструктаж: с контактным лицом на месте в последний раз сверяются изменения в программе и приоритетные моменты.
3. Встреча гостей: записываются зона регистрации, прибытие гостей и первые встречи.
4. Основная программа: выступления, презентации и моменты на сцене снимаются по заранее запланированной схеме камер.
5. Перерывы: в это время собираются угощения, разговоры, интервью и кадры с деталями.
6. Завершение: записываются групповые фотографии, моменты благодарности и последний вид площадки.

От чего зависит объем работ

• Длительность мероприятия: одна сессия, полный день или несколько дней.
• Число одновременных залов, сцен или стендов.
• Число камер и фотографов.
• Потребность в хайлайт-ролике в день события, вертикальных фрагментах и полной записи.
• Интервью, закадровый голос, субтитры и использование графики.
• Проходит ли мероприятие в другом городе или за границей.

Частые ошибки при съемке мероприятий

• Не поделиться программой: когда команда узнает о важном моменте, он уже может пройти.
• Пренебречь звуком: запись, в которой не слышно выступлений, бесполезна, даже если изображение прекрасное.
• Ждать всего от одной камеры: сцену, зал и детали одновременно не снять.
• Не снять подготовку: кадры пустой и аккуратной площадки потом уже не получить.
• Забыть об информировании: если не предупредить участников о съемке, это может позже обернуться проблемами.
• Не составить план использования: если потребность в вертикальном контенте или пресс-фотографиях выясняется позже, материала не хватает.

Частые вопросы

За сколько до мероприятия нужно связаться с вами для съемки?

Лучше всего связаться, как только известны дата и площадка мероприятия. Тогда мы спокойно подготовим план съемки, схему камер и нужный состав команды по ходу программы.

Сколько камер нужно для видеосъемки мероприятия?

Это зависит от типа мероприятия, размера зала и числа одновременных сцен. На мероприятиях с выступлениями минимум одна статичная и одна подвижная камера упрощают одновременную запись выступлений и атмосферы.

Нужно ли снимать выставку каждый день?

Снимать каждый день выставки необязательно. Часто достаточно материала со стендом в готовом виде, дня открытия и одного дня с большим потоком посетителей.

Почему важен хайлайт-ролик в день события?

Короткий обзор, опубликованный, пока мероприятие в повестке, привлекает участников и подписчиков в момент максимального интереса. Когда участники видят себя и делятся материалом, растет и охват.

Нужно ли разрешение на съемку участников?

Изображения людей, которых можно узнать, могут считаться персональными данными. Участников нужно информировать при регистрации и на площадке, а в нужных случаях получать явное согласие; порядок советуем уточнить у вашего юриста.

Проблема ли, если фото и видео снимают отдельные команды?

Проблемой это быть не обязано, но у двух команд должен быть общий список кадров. Иначе команды, пытающиеся снять один и тот же момент из одного места, могут попадать друг другу в изображение.

Давайте вместе спланируем ваше мероприятие

Сообщите нам дату, программу мероприятия и то, где вы хотите использовать материалы. Давайте вместе определим для съемки мероприятий схему камер и баланс между фото и видео, которые подходят вашей задаче. Записи мероприятий мы можем вести в одном плане и с другими направлениями наших услуг по фото- и видеосъемке. Для этого напишите нам через страницу контактов.