Management-Dashboards und Reporting

Wozu dienen Management-Dashboards?

Management-Dashboards sind webbasierte Oberflächen, die die Kunden-, Bestell- und Betriebsdaten Ihres Unternehmens auf einem einzigen Bildschirm bündeln und mit denen Ihr Team im Tagesgeschäft arbeiten kann. Drei verschiedene Programme zu öffnen, um zu sehen, in welchem Stadium sich eine Bestellung befindet, jemanden um eine Tabelle zu bitten, um den Tagesumsatz zu erfahren, oder denselben Kunden in verschiedenen Dateien unter verschiedenen Namen zu finden: Das sind typische Anzeichen dafür, dass ein Dashboard gebraucht wird.

Die Arbeit, die wir auf dieser Seite beschreiben, besteht nicht darin, einem fertigen Theme ein paar Diagramme hinzuzufügen. Sie besteht darin zu klären, woher Ihre Daten kommen, wer was sehen muss und welche Entscheidungen auf welchen Zahlen beruhen, und danach eine Software für das Management-Dashboard zu konzipieren.

Betriebsbildschirm und Reporting-Dashboard: zwei verschiedene Bedarfe

Das Wort Dashboard wird für zwei verschiedene Dinge verwendet. Betriebsbildschirme sind Arbeitsbereiche, in denen das Team Datensätze anlegt, Status aktualisiert und Massenaktionen ausführt. Ein Reporting-Dashboard fasst dagegen das Ergebnis dieser Arbeit zusammen: Es stellt Kennzahlen wie Umsatz, Bestellzahl, Rückgaben und Teamleistung in Diagrammen und Tabellen dar. In den meisten Projekten sind beide Teil desselben Systems, doch die Gestaltungsprioritäten unterscheiden sich.

Von Excel-Tabellen zum Dashboard

In vielen Unternehmen ist das erste Dashboard eine Excel-Datei, die mehrere Personen gemeinsam pflegen. Diese Datei erfüllt ihren Zweck bis zu einem gewissen Punkt. Mit wachsender Zahl an Datensätzen und wachsendem Team beginnen jedoch Konflikte bei gleichzeitiger Bearbeitung, gelöschte Formeln und die Frage, welche Datei aktuell ist. Hier kommen Management-Dashboards ins Spiel: Die Daten liegen an einer einzigen Stelle, alle sehen denselben aktuellen Datensatz, und jede Änderung lässt sich nachvollziehen.

Für wen eignet sich das?

• Unternehmen, die Bestellungen über mehrere Kanäle wie Website, Marktplatz, Telefon und Händler erhalten.
• Firmen, die die Aufträge ihrer Außendienst-, Service- oder Montageteams zentral verfolgen möchten.
• Führungskräfte, die mit mehreren Filialen oder Lagern arbeiten und die Zahlen an einer Stelle sehen möchten.
• Teams, die Kundenanfragen, Termine oder Mitgliedschaften mit von Hand geführten Tabellen verwalten.
• Projekte, die für eine Website oder eine individuelle Webanwendung einen Admin-Bereich im Hintergrund benötigen.

Betriebsbildschirme in der Software für Management-Dashboards

Management-Dashboards schaffen am meisten Wert als Bildschirme, die das Team den ganzen Tag geöffnet hält. Das erste Kriterium ist bei diesen Bildschirmen nicht optische Attraktivität, sondern die Zahl der Klicks, mit denen eine Aufgabe erledigt ist. Bevor wir mit der Gestaltung beginnen, listen wir die Vorgänge auf, die Ihr Team am häufigsten ausführt, und versuchen, sie mit möglichst wenigen Schritten machbar zu machen.

Bildschirme für Kunden, Bestellungen und Datensätze

Auf einer Kundenkarte sollten nicht nur Kontaktdaten stehen, sondern auch frühere Bestellungen, offene Anfragen, Notizen und geführte Gespräche. Auf dem Bestellbildschirm müssen sich Status der Bestellung, Zahlungseingang, Versandinformationen und gegebenenfalls der Rückgabeprozess an einer Stelle verfolgen lassen. Beim Entwurf der Software für das Management-Dashboard ist es unser Ziel, die ganze Geschichte jedes Datensatzes auf einer Seite zu zeigen.

Filter, Suche und gespeicherte Ansichten

In einer Liste mit Tausenden Datensätzen ist der richtige Filter die nützlichste Funktion. Dass sich Filter wie Zeitraum, Status, Filiale und verantwortliche Person kombinieren lassen und häufig genutzte Filterkombinationen als gespeicherte Ansicht abgelegt werden können, beschleunigt die Arbeit. Der Lagerverantwortliche sollte zum Beispiel jeden Morgen mit einem Klick nur die Bestellungen öffnen können, die „heute zu versenden“ sind.

Massenaktionen und Workflow-Status

Statt den Status von Hunderten Bestellungen einzeln zu ändern, muss man sie auswählen und gesammelt aktualisieren, Etiketten drucken oder einem Teammitglied zuweisen können. Auch welche Zustände ein Datensatz durchlaufen darf und wer welchen Übergang vornehmen darf, legen wir von Anfang an fest. So verhindert das System Unstimmigkeiten wie „ohne Freigabe versendete Bestellung“.

Bildschirme für den täglichen Gebrauch

Auf einem Bildschirm, der den ganzen Tag genutzt wird, machen kleine Details einen großen Unterschied. Dazu gehören Tabellenspalten, die sich je Nutzer ausblenden und sortieren lassen, Tastaturkürzel für häufige Vorgänge, intelligente Standardwerte in Formularen und die Möglichkeit, einen versehentlich ausgeführten Vorgang rückgängig zu machen. Beim Entwurf der Software für das Management-Dashboard legen wir diese Details fest, indem wir sie gemeinsam mit den Personen erproben, die den Bildschirm täglich nutzen werden.

Hinweise und Aufgabenlisten

Ein gutes Dashboard antwortet nicht nur, wenn man es fragt, es zeigt selbst, was Aufmerksamkeit braucht. Produkte, deren Bestand auf ein kritisches Niveau fällt, Anfragen, die seit einiger Zeit auf Antwort warten, oder Rechnungen mit verspäteter Zahlung können als Aufgabe auf dem Bildschirm der zuständigen Person erscheinen. Wichtig ist, die Zahl dieser Hinweise im Gleichgewicht zu halten. Ein System, das bei allem warnt, wird schnell ignoriert.

Rollenbasierte Berechtigungen und Protokollierung in Management-Dashboards

Arbeiten in demselben Dashboard Buchhaltung, Vertrieb, Lager und Kundenservice, führt es sowohl zu Unübersichtlichkeit als auch zu einem Sicherheitsrisiko, wenn alle alles sehen. Bei rollenbasierten Berechtigungen werden Rollen definiert, statt Nutzern einzeln Rechte zu geben, und die Nutzer werden diesen Rollen zugewiesen. Wachsen Management-Dashboards, hält diese Struktur die Rechteverwaltung schlank.

Wie werden Rollen definiert?

Rollen definieren wir nicht nach dem Organigramm, sondern ausgehend von den tatsächlichen Aufgaben. Für jede Rolle suchen wir Antworten auf diese Fragen:

• Welche Menüs und Datensätze darf sie sehen?
• Welche Datensätze darf sie anlegen, bearbeiten oder löschen?
• Sieht sie nur die Daten der eigenen Filiale oder der ihr zugewiesenen Datensätze?
• Darf sie sensible Felder wie Kosten und Gewinnmarge sehen?
• Darf sie Daten exportieren?

Die letzte Frage ist besonders wichtig: Beim Export verlassen die Daten die Sicherheitsgrenzen des Dashboards. Deshalb empfehlen wir, die Berechtigung für Massenexporte nur den Rollen zu geben, die sie wirklich brauchen.

Änderungsverlauf

Wer hat den Betrag einer Bestellung geändert, wer einen Kundendatensatz gelöscht? Eine gute Software für Management-Dashboards bewahrt die Antworten auf diese Fragen auf. Kritische Vorgänge protokollieren wir mit der Information, wer wann welchen Wert durch was ersetzt hat. Diese Aufzeichnung erleichtert es, die Ursache von Fehlern zu finden, und schafft Transparenz im Team.

Sicherheit bei Sitzung und Zugriff

Management-Dashboards sind das Tor zu den sensibelsten Daten des Unternehmens. Deshalb ist auch der Anmeldebildschirm Teil der Gestaltung. Zwei-Faktor-Authentifizierung, das Beenden der Sitzung bei längerer Inaktivität, die Begrenzung fehlgeschlagener Anmeldeversuche und bei Bedarf der Zugriff auf das Dashboard nur aus bestimmten Netzwerken sind Optionen, die wir je nach Sensibilität der Daten gemeinsam bewerten. Genauso wichtig ist, dass der Zugang ausgeschiedener Beschäftigter sofort gesperrt werden kann.

Personenbezogene Daten und KVKK

Management-Dashboards enthalten häufig personenbezogene Daten wie Namen, Telefonnummern und Adressen von Kunden. Das türkische Datenschutzgesetz Nr. 6698 (KVKK) verlangt vom Verantwortlichen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um den rechtswidrigen Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern. Berechtigungsgrenzen, Protokollierung und verschlüsselte Verbindung unterstützen die technische Seite dieser Maßnahmen. Zu Gesetz und einschlägigen Vorschriften können Sie sich an die Website der türkischen Datenschutzbehörde wenden.

Wie wird ein Reporting-Dashboard konzipiert?

Ein schlechtes Reporting-Dashboard ist ein Bildschirm, auf dem viele Diagramme nebeneinander stehen und der keine einzige Frage klar beantwortet. Ein gutes Dashboard hilft dagegen einer bestimmten Person, eine bestimmte Entscheidung zu treffen. Deshalb beginnen wir die Gestaltung nicht bei den Diagrammen, sondern bei Fragen: „Welche Filiale liegt diese Woche hinter dem Ziel?“, „Welche Produkte werden am häufigsten zurückgegeben?“

Kennzahlen gemeinsam definieren

Dasselbe Wort kann in verschiedenen Teams verschiedene Bedeutungen haben. Ist „Umsatz“ der Betrag zum Zeitpunkt der Bestellung oder der Betrag nach Abzug der Rückgaben? Inklusive Mehrwertsteuer (KDV)? Werden stornierte Bestellungen mitgezählt? Bevor ein Reporting-Dashboard entsteht, klären wir die Definition jeder Kennzahl schriftlich. Wird dieser Schritt übersprungen, schauen zwei Führungskräfte auf dasselbe Dashboard und sprechen über unterschiedliche Zahlen.

Echtzeit oder periodisch?

Echtzeit-Berichtsbildschirme sind Bildschirme, auf denen sich Daten in dem Moment widerspiegeln, in dem sie entstehen, und sie erleichtern die Betriebsverfolgung erheblich. Nicht für jeden Bericht sind jedoch Echtzeitdaten nötig. Aufwendige Berechnungen wie der monatliche Umsatzvergleich können gebündelt zu bestimmten Uhrzeiten vorbereitet werden. Das beschleunigt das Dashboard und belastet das Live-System nicht. Welche Kennzahl wie oft aktualisiert wird, entscheiden wir nach Bedarf.

Ziele und Vergleiche

Eine einzelne Zahl sagt oft nichts. Sind hundert Bestellungen in dieser Woche gut oder schlecht? Ein Reporting-Dashboard gewinnt Aussagekraft, wenn es die Zahl mit einem Bezug zeigt: dem Vorzeitraum, demselben Zeitraum des Vorjahres oder einem von Ihnen festgelegten Ziel. Können Ziele direkt im Dashboard eingegeben werden, fällt es der Geschäftsführung leichter, die Zahlen zu Beginn jedes Zeitraums neu zu definieren.

Das richtige Diagramm an der richtigen Stelle

• Für die Veränderung über die Zeit ein Liniendiagramm.
• Für den Vergleich von Kategorien ein Balkendiagramm.
• Um den Stand gegenüber einem einzelnen Ziel zu zeigen, eine große Zahl und die Differenz zum Vorzeitraum.
• Für Nutzer, die Details möchten, ein Link, der vom Diagramm zur zugehörigen Datensatzliste führt.
• Für die Verteilung auf Filialen oder Regionen eine Karte, aber nur, wenn der Standort für die Entscheidung wirklich wichtig ist.

Kreisdiagramme und dreidimensionale Effekte wirken zwar auffällig, erschweren aber den Vergleich von Werten. Für Management-Dashboards sorgen eine schlichte Bildsprache und ein konsistenter Einsatz von Farben dafür, dass sich der Bildschirm in wenigen Sekunden lesen lässt.

Datenexport

Ein Dashboard kann nicht jede Frage beantworten, manchmal möchte Ihr Team die Daten in eigenen Tabellen auswerten. Gefilterte Listen im CSV- oder Excel-Format exportieren und periodische Auszüge für Buchhaltung oder Prüfung ziehen zu können, deckt diesen Bedarf ab. Große Exporte im Hintergrund vorzubereiten und die Nutzer zu benachrichtigen, wenn sie fertig sind, verhindert, dass das Dashboard einfriert.

Zeitgesteuerte Zusammenfassungen

Nicht jede Führungskraft möchte jeden Tag ins Dashboard schauen. Dass bestimmte Berichte wie eine wöchentliche Umsatzzusammenfassung oder ein Betriebsbericht zum Monatsende regelmäßig per E-Mail an ausgewählte Personen gehen, erweitert die Reichweite des Reporting-Dashboards. In der Zusammenfassungs-E-Mail nur die wichtigsten Kennzahlen zu zeigen und für Details einen Link zum Dashboard einzufügen, wahrt Lesbarkeit und Datensicherheit.

Geschwindigkeit bei wachsenden Daten

Ein Reporting-Dashboard, das in den ersten Monaten schnell läuft, kann mit steigender Zahl an Datensätzen langsamer werden. Passende Indizes für häufig genutzte Abfragen, vorab berechnete Zusammenfassungstabellen und das Lesen der Berichte aus einer separaten Kopie statt aus der Live-Datenbank beugen dieser Verlangsamung vor. Diese Entscheidungen schon in der ersten Version zu planen, erspart spätere große Änderungen.

Fertiges Reporting-Tool oder individuelle Software für Management-Dashboards?

Fertige Tools wie Power BI, Looker Studio oder Metabase können für Unternehmen, deren Daten in einer geordneten Quelle liegen, ein schneller und günstiger Einstieg sein. Geht es Ihnen im Kern darum, Marketing- und Vertriebsdaten auszuwerten, ist unsere Leistung Datenanalyse und Reporting der bessere Startpunkt als eine Softwareentwicklung.

Eine individuelle Software für Management-Dashboards ist in diesen Fällen im Vorteil:

• Wenn im Dashboard nicht nur Berichte angesehen, sondern auch Datensätze angelegt und aktualisiert werden müssen.
• Wenn die Daten aus mehreren Systemen stammen und erst zusammengeführt und bereinigt werden müssen.
• Wenn die Berechtigungsregeln detaillierter sind, als fertige Tools sie bieten.
• Wenn geplant ist, das Dashboard auch für Kunden oder Händler zu öffnen.
• Wenn die Lizenzgebühr pro Nutzer mit wachsender Nutzerzahl zu einem erheblichen Kostenfaktor wird.

In manchen Fällen lassen sich beide Ansätze kombinieren: Die Betriebsbildschirme werden individuell entwickelt, die periodischen Auswertungen für die Geschäftsführung mit einem fertigen Tool erstellt. Entscheidend ist, dass das Tool zum Bedarf passt und der Bedarf nicht ans Tool angepasst wird.

Auch mit einem fertigen Tool zu beginnen und mit klarer werdendem Bedarf zu einer individuellen Software für Management-Dashboards zu wechseln, ist ein vernünftiger Weg. In diesem Fall gehen die in der ersten Phase erarbeiteten Kennzahldefinitionen und die Datenbereinigung nicht verloren, das individuelle Dashboard wird auf dieser Grundlage aufgebaut.

Dashboards für Kunden und Händler

Management-Dashboards dienen nicht immer nur dem internen Team. Dashboards, in denen Händler ihre eigenen Bestellungen und Kontostände und Firmenkunden ihre eigenen Nutzungsberichte sehen, werden nach derselben Logik aufgebaut. In diesem Fall gewinnen die Berechtigungsgrenzen noch mehr Bedeutung: Jeder externe Nutzer darf nur die Daten seiner eigenen Firma sehen, interne Notizen und Kosteninformationen dürfen unter keinen Umständen nach außen gelangen.

Auch die Nutzererfahrung ist bei nach außen geöffneten Dashboards eine andere. Während das interne Team das System jeden Tag nutzt, meldet sich ein Händler oder Kunde nur gelegentlich im Dashboard an. Deshalb müssen die Bildschirme ohne Erklärung verständlich sein, häufige Vorgänge auf der Startseite stehen, und Abläufe wie das Zurücksetzen des Passworts müssen selbstständig funktionieren.

Wie läuft ein Dashboard-Projekt ab?

1. Dateninventar: Wir ermitteln, in welchen Systemen und in welchem Format die Daten liegen und welches die maßgebliche Quelle ist.
2. Nutzer- und Rollenkarte: Wir legen fest, wer das Dashboard für welche Aufgaben nutzt.
3. Kennzahlenglossar: Wir halten die Definition jeder Kennzahl fest, die in den Berichten vorkommt.
4. Bildschirmgestaltung: Betriebs- und Berichtsbildschirme erproben wir am Prototyp mit den Nutzern.
5. Datenanbindungen: Wir bauen den Datenfluss mit den bestehenden Systemen auf und übernehmen bei Bedarf historische Daten.
6. Test: Wir vergleichen die Zahlen mit den vorhandenen Quellen und testen die Berechtigungen für jede Rolle einzeln.
7. Livegang und Verbesserung: Wir entwickeln das Dashboard weiter, indem wir nach Nutzungsbeginn ansehen, welche Bildschirme tatsächlich genutzt werden.

Wir empfehlen, in der ersten Version mit den wenigen Bildschirmen zu beginnen, die jedes Team am dringendsten braucht. Sobald die Nutzung beginnt, zeigt sich, welche Berichte tatsächlich geöffnet werden, welche Filter genutzt werden und welche Aufgaben das Team weiterhin außerhalb des Dashboards erledigt. Die weiteren Bildschirme werden nach dieser Beobachtung geplant.

Stammen die Daten aus verschiedenen Systemen, macht die Anbindungsschicht einen wichtigen Teil des Projekts aus. Dieses Thema haben wir auf unserer Seite zu API- und Systemintegrationen ausführlich behandelt.

Was den Umfang bestimmt

• Zahl der Datenquellen und ob diese Quellen eine API bieten.
• Detailtiefe der Nutzerrollen und Berechtigungsregeln.
• Zahl der Betriebsbildschirme und Komplexität der Workflows.
• Zahl der Berichte, Bedarf an Echtzeitdaten und Menge der historischen Daten.
• Ob das Dashboard nur dem internen Team oder auch Kunden und Händlern offensteht.

Was Sie vorbereiten sollten

Wenn Sie mit diesen Informationen zum Erstgespräch zu Management-Dashboards kommen, können wir den Umfang deutlich schneller klären:

• Die Liste der Software und Excel-Dateien, die Sie heute nutzen.
• Die Teams, die das Dashboard nutzen werden, und die häufigsten Aufgaben jedes Teams.
• Die Fragen, die die Geschäftsführung regelmäßig stellt und deren Antwort sich nur schwer finden lässt.
• Falls vorhanden, Beispiele der Berichte, die heute erstellt werden.

Häufige Fehler

• Kennzahldefinitionen überspringen: Dieselbe Zahl wird in verschiedenen Teams unterschiedlich verstanden, und das Vertrauen in das Dashboard sinkt.
• Alles auf den Startbildschirm setzen: Auf einem überfüllten Bildschirm gehen wichtige Hinweise unter.
• Berechtigungen erst später bedenken: Rechte, die nach dem Livegang eingeschränkt werden, rufen im Team Widerstand hervor und können Lücken offen lassen.
• Ein Dashboard bauen, ohne die Quelldaten zu korrigieren: Fehlerhafte Daten bleiben fehlerhaft, auch wenn sie in schönen Diagrammen präsentiert werden.
• Die Nutzer nicht fragen: Der Bericht, den die Führungskraft sich wünscht, und der Bildschirm, den das Team braucht, sind oft verschieden.
• Zahlen ohne Prüfung live nehmen: Ein Dashboard gilt erst als verlässlich, wenn die echten Daten mit den vorhandenen Berichten nebeneinandergelegt und verglichen wurden.

Häufig gestellte Fragen

Können Management-Dashboards mit unserer bestehenden Software zusammenarbeiten?

Ja. Bieten Ihre bestehenden Systeme eine API, werden die Daten direkt abgerufen. Ist das nicht der Fall, prüfen wir alternative Wege wie eine Datenbankanbindung oder regelmäßigen Dateiaustausch.

Wie oft aktualisiert das Reporting-Dashboard die Daten?

Das hängt von der Kennzahl ab. Für die Betriebsverfolgung können die Daten in Echtzeit angezeigt werden, periodische Berichte, die aufwendige Berechnungen erfordern, lassen sich in bestimmten Abständen vorbereiten.

Kann das Dashboard auf dem Smartphone genutzt werden?

Ja. Die Dashboard-Bildschirme werden so gestaltet, dass sie sich auf Smartphone und Tablet lesen lassen. Bei Bildschirmen, die viel Dateneingabe erfordern, hat die Nutzung am Desktop Vorrang.

Kann jeder Nutzer nur seine eigenen Daten sehen?

Ja. Mit rollenbasierten Berechtigungen lässt sich erreichen, dass Nutzer nur die Daten der eigenen Filiale, der eigenen Region oder der ihnen zugewiesenen Datensätze sehen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Software für Management-Dashboards und einem fertigen BI-Tool?

Fertige BI-Tools konzentrieren sich vor allem darauf, Daten zu visualisieren. Eine Software für Management-Dashboards übernimmt neben der Anzeige von Berichten auch operative Aufgaben wie das Anlegen und Aktualisieren von Datensätzen und die Steuerung von Workflows.

Wie lange dauert es, Management-Dashboards zu erstellen?

Die Dauer hängt von der Zahl der Datenquellen, der Zahl der Bildschirme und Berichte und der Detailtiefe der Berechtigungsregeln ab. Nachdem Dateninventar und Nutzerkarte erstellt sind, teilen wir einen in Phasen aufgeteilten Zeitplan mit.

Bündeln wir Ihre Daten auf einem Bildschirm

Für das Erstgespräch genügt es, wenn Sie uns schildern, welche Daten Sie heute wo halten und auf welche Fragen Sie nicht schnell Antworten finden. Wir besprechen gemeinsam und offen, mit welchen Bildschirmen bei den Management-Dashboards zu beginnen ist und welche später folgen können. Sie erreichen uns über unsere Kontaktseite.