API- und Systemintegrationen

Welche Probleme lösen API- und Systemintegrationen?

API- und Systemintegrationen sorgen dafür, dass die Programme in Ihrem Unternehmen Daten miteinander austauschen, ohne dass ein Mensch dazwischen sitzt. Wenn eine Bestellung aus dem Onlineshop von Hand in die Buchhaltung eingegeben wird, Sendungsnummern einzeln an Kunden weitergegeben werden oder der Lagerbestand abends per Excel aktualisiert wird, kostet das Zeit und erzeugt Fehler.

Eine API-Integration soll diesen Transport automatisch, nachvollziehbar und konsistent machen. Ein Datensatz wird einmal erfasst und kommt in allen betroffenen Systemen korrekt an. Tritt eine Störung auf, geht der Datensatz nicht stillschweigend verloren: Das Problem wird bemerkt, und der Vorgang kann an der Stelle fortgesetzt werden, an der er stehen geblieben ist.

Was ist eine API und warum ist sie wichtig?

Eine API (Application Programming Interface) ist die Schnittstelle, die festlegt, welche Daten und Funktionen eine Software für andere Software nach welchen Regeln bereitstellt. Zahlungsdienstleister, Versanddienste, Marktplätze und viele ERP- und CRM-Programme bieten solche Schnittstellen an. Eine API-Integration ist die Softwareschicht, über die zwei Systeme mithilfe dieser Schnittstellen miteinander sprechen.

Nicht jedes System hat eine API von gleicher Qualität. Manche bieten aktuelle, gut dokumentierte REST-Schnittstellen, manche arbeiten mit älteren SOAP- und XML-Diensten, und manche haben gar keine API. Bei der Planung von API- und Systemintegrationen klären wir deshalb zuerst, wie es um jedes System steht, das angebunden werden soll.

Die versteckten Kosten der manuellen Datenübertragung

Fehlt zwischen den Systemen eine API-Integration, werden mit der Zeit die folgenden Probleme zum Alltag:

• Dieselbe Information wird in zwei oder drei Systeme einzeln eingetragen, und bei jeder Eingabe besteht die Gefahr eines Fehlers.
• Bestand, Preis oder Bestellstatus erscheinen in den Systemen unterschiedlich.
• Mit steigendem Umsatz wird allein für die Dateneingabe zusätzliches Personal nötig.
• Um die Ursache eines Fehlers zu finden, müssen zurückliegende Aufzeichnungen von Hand durchsucht werden.
• Kunden erhalten falsche oder verspätete Informationen.

Für welche Unternehmen lohnt sich das?

• Unternehmen, die über mehrere Kanäle verkaufen, etwa über Website, Marktplatz und Ladengeschäft.
• Firmen, die Bestand und Kundenkonten im ERP führen, Bestellungen aber in einem anderen System entgegennehmen.
• Unternehmen, die regelmäßig Daten mit Händlern, Lieferanten oder Geschäftspartnern austauschen.
• Organisationen, in denen Vertrieb und Kundenservice mit unterschiedlicher Software arbeiten.

Häufig gefragte Arten von API-Integrationen

Jedes Unternehmen hat eine andere Softwarelandschaft, doch einige Verbindungstypen werden in den meisten Unternehmen gebraucht. Die folgenden Punkte sind die Bereiche, über die im Rahmen von API- und Systemintegrationen am häufigsten gesprochen wird. Das Zahlungs- und Versanderlebnis, das Ihre Kunden sehen, haben wir auf der Seite Onlineshop-Entwicklung beschrieben. Hier geht es um den Datenfluss hinter diesem Erlebnis.

Zahlungsintegrationen

Bei der Anbindung eines virtuellen POS oder eines Zahlungsdienstleisters sind die zentralen Punkte, dass keine Kartendaten auf Ihrem Server gespeichert werden, die 3-D-Secure-Verifizierung und die verlässliche Übernahme des Zahlungsergebnisses in die Bestellung. Verfahren, bei denen das Zahlungsformular in der Infrastruktur des Zahlungsdienstleisters geöffnet wird oder die Karte durch ein Token vertreten wird, verringern den Aufwand für die Sicherheit der Kartendaten erheblich. Auch Rückerstattungen, Teilrückerstattungen und Ratenzahlungen sollten im Rahmen der API-Integration von Anfang an berücksichtigt werden.

Versandintegrationen

Über eine API-Integration mit dem Versanddienstleister lassen sich Sendungen anlegen, Etiketten und Sendungsnummern abrufen und der Lieferstatus automatisch verfolgen. Wird die Sendungsnummer in die Bestellung geschrieben und dem Kunden mitgeteilt, gehen im Kundenservice weniger Anfragen der Art „Wo ist mein Paket?“ ein. Arbeiten Sie mit mehreren Versanddienstleistern, kann die Auswahl des Dienstleisters auch an eine Regel gebunden werden, etwa an die Versandregion oder das Volumengewicht (Desi).

ERP- und Buchhaltungsanbindungen

ERP- und Buchhaltungssoftware wie Logo, Mikro oder SAP ist häufig die eigentliche Quelle für Bestand, Preise, Kundenkonten und Rechnungsdaten. Website, mobile App oder Händlerportal beziehen diese Daten aus dem ERP und senden Bestellungen und Zahlungseingänge an das ERP zurück. Bei einer API-Integration mit dem ERP ist die wichtigste Entscheidung, welche Daten in welche Richtung und wie oft fließen.

CRM-Anbindungen

Landen Interessenten aus Webformularen, Werbekampagnen oder Messaging-Kanälen automatisch im CRM, sieht Ihr Vertriebsteam alle Anfragen an einer Stelle. Wird nach Abschluss eines Verkaufs der Kundendatensatz an ERP und Rechnungsstellung übergeben, ist das die Fortsetzung derselben API-Integrationskette. Auch dass Anfragen, die KI-gestützte Assistenten erfassen, beim richtigen Team ankommen, beruht auf diesen Anbindungen.

E-Rechnung, Marktplätze und Messaging-Dienste

Unternehmen in der Türkei, die die Prozesse für e-Fatura und e-Arşiv (die elektronischen Rechnungsverfahren der türkischen Steuerbehörde) per Software automatisieren wollen, arbeiten in der Regel mit privaten Integratoren, die die Steuerbehörde (Gelir İdaresi Başkanlığı) zugelassen hat. Diese Integratoren bieten für die Softwareanbindung meist eine API an. Für Unternehmen, die auf Marktplätzen verkaufen, ist die Synchronisierung von Produkten, Beständen, Preisen und Bestellungen eine weitere häufig gebrauchte Art der API-Integration. Messaging-Dienste wie SMS, E-Mail und WhatsApp können Teil des Benachrichtigungsflusses sein.

Konsistenter Bestand im Multichannel-Verkauf

Verkaufen Sie dasselbe Produkt auf Ihrer Website, auf mehreren Marktplätzen und im Ladengeschäft, muss sich ein Verkauf in einem Kanal auf den Bestand in den anderen Kanälen auswirken. Verzögert sich das, wird ein Produkt, das Sie nicht mehr haben, in einem anderen Kanal weiter verkauft. Wie oft der Bestand aktualisiert wird, welche Anfragegrenzen die Marktplätze setzen und welcher Sicherheitsbestand den einzelnen Kanälen zugewiesen wird, sollte beim Entwurf einer solchen API-Integration zusammen bedacht werden.

Wie verläuft ein Projekt für API- und Systemintegrationen?

Jede API-Integration ist zunächst Kartierungsarbeit, bevor die erste Zeile Code geschrieben wird. Wenn nicht klar ist, welches System was weiß und was es wissen muss, entwickeln sich Verbindungen schnell zu einer Struktur, in der die Systeme gegenseitig ihre Daten verfälschen. Wir gehen in diesen Schritten vor:

1. Systeminventar: Wir listen die von Ihnen genutzte Software mit Versionen, API-Status und technischen Ansprechpartnern auf.
2. Datenflusskarte: Wir zeichnen auf, welche Daten aus welchem System in welches gehen und durch welches Ereignis sie ausgelöst werden.
3. Entscheidung über die führende Quelle: Für Produkt-, Bestands-, Preis-, Kunden- und Bestelldaten legen wir jeweils eine einzige maßgebliche Quelle fest.
4. Feldzuordnung: Wir dokumentieren, wie die Felder in beiden Systemen einander entsprechen, einschließlich der Unterschiede bei Einheiten, Währungen, Steuern und Codes.
5. Entwicklung und Test: Wenn möglich, entwickeln wir in den Testumgebungen der Anbieter, ohne echte Daten anzufassen.
6. Kontrollierter Livegang: Wir lassen die Integration zuerst mit begrenzten Daten laufen und öffnen den vollen Umfang, sobald die Ergebnisse bestätigt sind.
7. Überwachung: Nach dem Livegang verfolgen wir Fehler und Warnungen und beobachten, ob der Datenfluss gesund läuft.

Warum die führende Quelle so wichtig ist

Wenn der Preis desselben Produkts sowohl im ERP als auch im Shop-Backend geändert werden kann, zeigen beide Systeme eines Tages unterschiedliche Preise, und niemand weiß, welcher stimmt. Deshalb wird für jede Datenart ein einziges führendes System festgelegt, und die anderen Systeme lesen diese Daten nur. Eine API-Integration kann noch so gut geschrieben sein: Ohne diese Entscheidung arbeitet sie nicht konsistent.

Testumgebung und Livegang

Zahlungsdienstleister und zum Teil auch Versanddienstleister bieten Testumgebungen an, in denen sich ohne echte Transaktionen probieren lässt. Beim ERP ist es am sichersten, an einer Kopie des Livesystems zu arbeiten. Beim Test einer API-Integration probieren wir nicht nur erfolgreiche Szenarien aus, sondern auch eine abgelehnte Zahlung, eine unvollständige Adresse, ein nicht vorrätiges Produkt und den Fall, dass dieselbe Benachrichtigung zweimal eintrifft.

Fertiges Modul oder individuelle Integration?

Für verbreitete Onlineshop-Systeme und Buchhaltungssoftware gibt es für Zahlungs-, Versand- und Marktplatzanbindungen oft fertige Plugins oder Module. Sind Ihre Geschäftsregeln Standard, ist das eine schnelle und kostengünstige Lösung. Weichen Preisgestaltung, Lagerstruktur oder Freigabeprozesse vom Standard ab, macht eine individuelle API-Integration langfristig weniger Ärger, als ein fertiges Modul zu verbiegen. Bei der Planung von API- und Systemintegrationen bewerten wir diese beiden Optionen für jede Anbindung einzeln.

Technische Grundsätze für einen fehlerfreien Datenfluss

Eine Verbindung herzustellen, ist der leichte Teil der Arbeit. Der eigentliche Aufwand liegt darin, zu entwerfen, was passiert, wenn etwas schiefgeht. Das Gegensystem antwortet womöglich nicht, das Netzwerk kann abreißen, dieselbe Benachrichtigung kann zweimal eintreffen. Sind API- und Systemintegrationen im Hinblick auf solche Fälle gebaut, wird der Datenfluss verlässlich.

Echtzeit oder zeitgesteuert?

• Webhook: Das Gegensystem meldet sich bei Ihrem System, wenn ein Ereignis eintritt, etwa wenn eine Zahlung eingegangen ist oder eine Sendung zugestellt wurde. Das ist schnell, erfordert aber Vorkehrungen, damit die eingehende Benachrichtigung verifiziert wird und nicht verloren geht.
• Zeitgesteuerte Abfrage: Ihr System fragt in bestimmten Abständen beim Gegensystem nach, ob es neue Datensätze gibt. Das wird bei Systemen eingesetzt, die keine Webhooks bieten.
• Stapelübertragung: Große Datenmengen werden zu bestimmten Uhrzeiten gesammelt übertragen. Das eignet sich für Aktualisierungen des Produktkatalogs oder der Preisliste.

Innerhalb derselben API-Integration lassen sich diese Verfahren kombinieren: Bestell- und Zahlungsbenachrichtigungen laufen zum Beispiel in Echtzeit, Bestandsaktualisierungen in kurzen Abständen und Katalogaktualisierungen nachts im Stapel.

Fehlerbehandlung und Wiederholungsversuche

Antwortet das Gegensystem vorübergehend nicht, darf die Anfrage nicht verloren gehen. Sie sollte in eine Warteschlange gestellt und in bestimmten Abständen erneut versucht werden. Dass dieselbe Anfrage zweimal verarbeitet wird, etwa wenn dieselbe Bestellung zweimal als Rechnung in der Buchhaltung landet, ist mindestens so schädlich wie ein Datenverlust. Deshalb kennzeichnen wir jeden Vorgang mit einem eindeutigen Schlüssel und verhindern, dass eine erneut eintreffende Anfrage ein zweites Mal verarbeitet wird.

Viele APIs begrenzen die Zahl der Anfragen in einem bestimmten Zeitraum und lehnen Anfragen ab, wenn die Grenze überschritten wird. Eine API-Integration sollte so gebaut sein, dass sie in einem Tempo arbeitet, das diese Grenzen einhält, und abgelehnte Anfragen nach einer angemessenen Wartezeit erneut sendet.

Protokollierung und Warnmeldungen

Eine API-Integration, die unbemerkt kaputtgeht, ist gefährlicher als gar keine, denn alle glauben, die Daten flössen korrekt. Wir protokollieren, wann jede Übertragung stattfand, mit welchem Ergebnis und gegebenenfalls mit welcher Fehlermeldung. Wir empfehlen, die zuständigen Personen zu warnen, sobald eine bestimmte Fehlerschwelle überschritten wird oder eine erwartete Übertragung ausbleibt. Machen Sie diese Protokolle und Übertragungsstatus über Management-Dashboards einsehbar, fällt ein Problem auch Teams ohne technischen Hintergrund leichter auf.

Sicherheit

API-Schlüssel und Zugangsdaten gehören nicht in den Code, sondern in sichere Konfigurationsbereiche. Jede API-Integration sollte nur die Berechtigungen erhalten, die sie braucht. Mit einem Zugang, der zum Lesen von Bestellungen eingerichtet wurde, darf sich kein Produkt löschen lassen. Bei Datenflüssen mit personenbezogenen Daten sollte gesondert hinterfragt werden, welche Felder wirklich übertragen werden müssen, und Daten, die nicht gebraucht werden, sollten gar nicht erst transportiert werden.

Auch Benachrichtigungen von außen sollte man nicht blind vertrauen. Dass eine Webhook-Anfrage tatsächlich vom jeweiligen Anbieter stammt, sollte durch eine Signatur oder die Prüfung eines gemeinsamen geheimen Schlüssels kontrolliert werden. Andernfalls ließe sich mit einer gefälschten Meldung „Zahlung eingegangen“ eine Bestellung bestätigen, die gar nicht bezahlt wurde.

Wartung der Integration

Auch nach dem Livegang braucht eine API-Integration Aufmerksamkeit. Anbieter veröffentlichen neue API-Versionen, schalten alte Versionen ab einem bestimmten Datum ab und ändern Sicherheitsanforderungen. Auch eine Feldänderung in Ihren eigenen Systemen kann den Datenfluss beeinflussen. Bei API- und Systemintegrationen gehören das Verfolgen der Anbieterhinweise, die regelmäßige Durchsicht der Protokolle und das Testen von Änderungen in der Testumgebung dauerhaft zur Arbeit.

Eine eigene API entwickeln

Manchmal besteht der Bedarf nicht darin, sich an bestehende Systeme anzubinden, sondern das eigene System für andere zu öffnen. Damit Ihre Händler Bestellungen aufgeben, ein Geschäftspartner Bestandsinformationen abrufen oder Ihre mobile App auf Daten zugreifen kann, muss auch Ihr System eine API bereitstellen. Diese Seite unserer Leistung API- und Systemintegrationen ist die API-Entwicklung.

Beim Entwurf einer eigenen API muss man zuerst überlegen, wer sie nutzen wird. Eine API, die nur Ihre eigene mobile App verwendet, und eine API, an die Dutzende Händler mit unterschiedlicher Software anbinden, haben nicht dieselben Anforderungen an Dokumentation, Support und Sicherheit. Jeder nach außen geöffnete Endpunkt wird zu einer Zusage, die lange abwärtskompatibel gehalten werden muss.

Bei einer gut entworfenen API achtet man auf diese Eigenschaften:

• Klare Dokumentation: Was jeder Endpunkt tut, welche Parameter er annimmt und welche Antwort er zurückgibt, muss schriftlich festgehalten sein.
• Versionierung: Wenn sich die API ändert, dürfen die Systeme, die sie nutzen, nicht kaputtgehen. Die alte Version sollte während einer Übergangszeit weiterlaufen.
• Authentifizierung: Es muss geprüft werden, wer jeder Client ist und worauf er zugreifen darf.
• Einheitliche Fehlermeldungen: Wird eine Anfrage abgelehnt, muss der Grund verständlich mitgeteilt werden.
• Nutzungsgrenzen: Ein einzelner Client darf das System nicht durch übermäßig viele Anfragen verlangsamen.

Einer der verbreiteten Standards für die API-Dokumentation ist die OpenAPI-Spezifikation, die unter dem Dach der OpenAPI Initiative entwickelt wird. Mit dieser Spezifikation geschriebene Beschreibungen sind sowohl für Menschen als auch für Software lesbar. Die Teams, die Ihre API nutzen, können aus dieser Beschreibung Dokumentationsseiten, Testwerkzeuge und Client-Code erzeugen.

Stellen Sie vor der Öffnung Ihrer API für externe Nutzer eine Testumgebung bereit, können die anbindenden Teams ausprobieren, ohne Livedaten anzufassen. Auch wenn Sie die Zugriffsschlüssel jedem Geschäftspartner einzeln ausgeben, lässt sich bei Bedarf der Zugriff eines einzelnen Partners sperren, ohne die anderen zu beeinträchtigen.

Leistungsumfang, Vorbereitung und häufige Fehler

Bei Projekten für API-Integrationen bestimmt vor allem der Zustand der Gegensysteme den Umfang. Mit einer gut dokumentierten API mit Testumgebung zu arbeiten, ist etwas ganz anderes, als mit einem System zu arbeiten, dessen Dokumentation lückenhaft ist und das nur eine Liveumgebung hat. Den Umfang bestimmen diese Faktoren:

• Die Zahl der anzubindenden Systeme und die API-Qualität jedes einzelnen.
• Ob der Datenfluss in eine Richtung oder in beide Richtungen läuft.
• Ob historische Daten übertragen werden.
• Die Komplexität der Geschäftsregeln: Einheitenumrechnung, Steuerberechnung, mehrere Lager.
• Erwartungen an Überwachung, Reporting und Warnmeldungen.

Was Sie vorbereiten sollten

• Eine Liste der von Ihnen genutzten Software mit Versionen und Lizenzangaben.
• Für jedes System die Kontaktdaten des Softwareanbieters oder des technisch Verantwortlichen.
• Falls vorhanden, API-Dokumentationen, Zugänge zu Testumgebungen und Verfahren zur Beantragung von API-Schlüsseln.
• Eine kurze Beschreibung der Übertragungen, die heute von Hand laufen: Wer überträgt wann welche Daten wohin?

Häufige Fehler

• Keine führende Quelle festlegen: Können zwei Systeme dieselben Daten ändern, sind Widersprüche unvermeidlich.
• Nur den erfolgreichen Fall testen: Integrationen gehen am häufigsten bei Verbindungsabbrüchen, unvollständigen Daten und wiederholten Benachrichtigungen kaputt.
• Keine Überwachung einrichten: Fehler fallen erst auf, wenn sich ein Kunde beschwert.
• Änderungen der Anbieter nicht verfolgen: Ändert die Gegenseite ihre API-Version, kann die Integration eines Tages plötzlich stehen bleiben.
• Historische Daten vergessen: Überträgt die Integration nur neue Datensätze, muss gesondert geplant werden, wie mit alten Bestellungen und Kundendatensätzen umgegangen wird.
• Im Code eingebettete Passwörter: Werden Zugangsdaten bekannt, sind alle angebundenen Systeme gefährdet.

Häufig gestellte Fragen

Müssen wir für API- und Systemintegrationen unsere bestehende Software ersetzen?

In den meisten Fällen nicht. Bietet Ihre vorhandene Software eine API, wird direkt angebunden. Wenn nicht, prüfen wir Alternativen wie Datenbankzugriff, Dateiübertragung oder Zusatzmodule des Anbieters.

Wie lange dauert eine API-Integration?

Die Dauer hängt von der API-Qualität des Gegensystems, der Richtung des Datenflusses und der Komplexität der Geschäftsregeln ab. Sobald Systeminventar und Datenflusskarte vorliegen, teilen wir Ihnen einen realistischen Zeitplan mit.

Was passiert, wenn das System, das wir anbinden wollen, keine API hat?

Zuerst wird geprüft, ob es andere Wege gibt, etwa Datenexport, Datenbankzugriff oder Dateifreigabe. Gibt es keinen Weg, werden ein Gespräch mit dem Softwareanbieter oder der Austausch des Systems erwogen.

Wie erfahren wir, wenn die Integration einen Fehler meldet?

Es sollte eine Überwachung eingerichtet werden, die das Ergebnis jeder Übertragung protokolliert und im Fehlerfall die zuständigen Personen warnt. So fallen Probleme auf, bevor sie beim Kunden ankommen.

Ist eine API-Integration sicher?

Richtig aufgebaut, ja. Verschlüsselte Verbindungen, sicher gespeicherte Zugriffsschlüssel, nur die nötigen Berechtigungen und der Verzicht auf die Übertragung unnötiger personenbezogener Daten sind die grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen einer API-Integration.

Geht die Integration kaputt, wenn das Gegensystem seine API ändert?

Das kann passieren. Die Versionshinweise der Anbieter zu verfolgen und die Integration rechtzeitig an die neue Version anzupassen, gehört zur Wartung der Integration.

Verbinden wir Ihre Systeme miteinander

Für das erste Gespräch reicht es, wenn Sie uns erzählen, welche Software Sie nutzen und welche Daten Sie heute von Hand übertragen. Gemeinsam zeichnen wir Ihren Datenfluss auf und besprechen, welche Anbindung bei den API- und Systemintegrationen zuerst aufgebaut werden sollte. Sie erreichen uns über unsere Kontaktseite.